Entrar no mercado brasileiro não depende apenas de encontrar clientes ou distribuidores.
Para comercializar produtos no país, uma empresa também precisa definir como as mercadorias serão importadas, recebidas, armazenadas, controladas, faturadas e entregues.
Montar toda essa estrutura internamente exige tempo, capital, profissionais, fornecedores e conhecimento sobre as particularidades do mercado local.
O outsourcing logístico no Brasil para empresas estrangeiras permite utilizar uma estrutura já estabelecida para executar parte dessas atividades. No entanto, ele não elimina as obrigações societárias, tributárias, aduaneiras ou regulatórias.
O primeiro passo é entender exatamente o que pode ser terceirizado e quais decisões continuam sob responsabilidade da empresa.
O que é outsourcing logístico?
Outsourcing logístico é a contratação de um parceiro para executar processos que, de outra forma, precisariam ser realizados internamente.
O escopo pode incluir:
• recebimento de mercadorias;
• descarga de contêineres;
• conferência;
• armazenagem;
• controle de estoque;
• etiquetagem;
• separação de pedidos;
• expedição;
• gestão de transportadoras;
• rastreamento;
• inventários;
• relatórios;
• integração com sistemas;
• atividades administrativas relacionadas à operação.
O contrato pode abranger toda a operação ou apenas algumas etapas.
Uma empresa pode, por exemplo, manter sua gestão comercial e financeira internamente e terceirizar armazenagem e expedição.
O que o outsourcing pode evitar
Ao contratar uma estrutura existente, a empresa pode reduzir a necessidade de:
• adquirir terreno;
• construir um centro de distribuição;
• alugar e adaptar um galpão;
• comprar equipamentos;
• implantar sistemas de armazenagem;
• contratar uma grande equipe operacional;
• gerenciar diferentes prestadores separadamente;
• desenvolver processos logísticos do zero.
Isso não significa ausência de investimento. Significa direcionar recursos para uma solução contratada, em vez de imobilizá-los imediatamente em uma estrutura própria.
O que o outsourcing não resolve
O operador logístico não substitui todas as estruturas necessárias para entrar no país.
Dependendo do modelo de operação, a empresa precisará definir temas como:
• estrutura societária;
• representação legal;
• importador responsável;
• habilitação aduaneira;
• tributação;
• registros de produtos;
• licenças;
• emissão de documentos fiscais;
• contratos comerciais;
• responsabilidade pós-venda.
Uma sociedade empresária estrangeira que pretenda estabelecer filial, sucursal, agência ou estabelecimento no Brasil precisa solicitar autorização prévia ao Governo Federal, conforme os procedimentos administrados pelo DREI. (Serviços e Informações do Brasil)
Entretanto, abrir uma filial não é o único modelo possível. A operação pode envolver uma empresa constituída no Brasil, distribuidor, representante, importador ou parceiro comercial, serviço conhecido como BPO Logístico. A definição adequada deve ser realizada com apoio jurídico, contábil e tributário.
A definição do modelo de importação
Antes de contratar a armazenagem, é necessário definir quem será responsável pela importação.
Entre as possibilidades estão operações realizadas diretamente pela empresa habilitada, por conta e ordem ou por encomenda, conforme o modelo aplicável.
A empresa responsável pelas operações de comércio exterior precisa observar as regras de habilitação no Siscomex. O sistema integra registros, acompanhamento e controles das importações e exportações brasileiras. (Serviços e Informações do Brasil)
Essa definição interfere em:
• propriedade da mercadoria;
• pagamentos;
• documentação;
• responsabilidades;
• tributação;
• fluxo de informações;
• relação com o operador logístico.
O modelo deve ser decidido antes da chegada da carga, e não quando o produto já estiver a caminho do Brasil.
Como o parceiro logístico participa da entrada no país
O operador pode apoiar o desenho do fluxo operacional, mesmo sem substituir os especialistas responsáveis pelas decisões legais e tributárias.
Sua participação pode incluir:
1. análise das características dos produtos;
2. definição da estrutura de armazenagem;
3. planejamento do recebimento;
4. descarga e conferência;
5. controle de estoque;
6. preparação de pedidos;
7. integração com transportadoras;
8. rastreamento;
9. geração de relatórios;
10. planejamento da expansão.
O ideal é incluir o operador nas discussões antes da implantação. Quanto mais cedo os requisitos forem compartilhados, menor o risco de escolher uma estrutura incompatível.
Quais informações o operador precisa receber
Para elaborar uma proposta adequada, o parceiro deve conhecer:
• tipos de produto;
• classificação fiscal;
• dimensões e peso;
• embalagens;
• quantidade de SKUs;
• volume inicial;
• projeção de crescimento;
• frequência de importações;
• quantidade de pedidos;
• destinos das entregas;
• exigências de validade;
• necessidade de etiquetagem;
• integrações de sistema;
• condições especiais de armazenagem;
• licenças aplicáveis.
Estimativas irreais podem gerar uma estrutura inadequada ou custos diferentes dos planejados.
Quando ainda não existem dados históricos no Brasil, a empresa pode trabalhar com cenários conservador, provável e de expansão.
Como escolher a localização
A melhor localização depende do desenho completo da cadeia.
É necessário analisar:
• porto ou aeroporto de entrada;
• origem das importações;
• mercados consumidores;
• fornecedores;
• disponibilidade de transportadoras;
• custos de transferência;
• prazos de entrega;
• incentivos aplicáveis;
• riscos de concentração.
Uma instalação próxima ao ponto de entrada pode reduzir o deslocamento inicial, mas aumentar a distância para os clientes. Uma estrutura próxima ao mercado consumidor pode melhorar o prazo de entrega, mas exigir outra estratégia de transferência.
A decisão deve considerar o custo total e o nível de serviço, não apenas a distância até um porto.
Como manter o controle à distância
A distância entre a matriz estrangeira e a operação brasileira não deve significar falta de visibilidade.
Antes da contratação, é importante definir quais informações estarão disponíveis e com qual frequência.
O acompanhamento pode incluir:
• posição de estoque;
• movimentações;
• pedidos recebidos;
• pedidos expedidos;
• ocorrências;
• avarias;
• divergências;
• nível de serviço;
• inventários;
• comprovantes de entrega;
• custos por atividade.
Também é necessário entender como os sistemas serão integrados.
A troca manual de planilhas pode funcionar em uma operação inicial de baixo volume, mas tende a se tornar vulnerável à medida que o negócio cresce.
Avaliação de capacidade e expansão
O parceiro precisa informar não apenas o que consegue atender atualmente, mas também como a operação poderá crescer.
Perguntas importantes incluem:
• qual é a capacidade disponível;
• quais volumes máximos podem ser processados;
• como a sazonalidade é administrada;
• quais recursos podem ser ampliados;
• quanto tempo uma expansão exigiria;
• quais limites físicos existem;
• como o contrato trata mudanças de volume.
Essa análise evita que a empresa precise trocar de estrutura logo após ganhar escala no mercado.
Critérios para escolher um parceiro local
A decisão não deve se limitar ao menor preço.
Avalie:
Experiência operacional
O operador já trabalhou com produtos e fluxos semelhantes?
Estrutura
O espaço, os equipamentos e os sistemas são compatíveis com a demanda?
Transparência
Os preços, responsabilidades, indicadores e limitações estão claros?
Integração
Como as informações serão compartilhadas com a matriz?
Segurança
Quais controles protegem produtos, pessoas e dados?
Escalabilidade
Existe capacidade de acompanhar o crescimento?
Conhecimento local
O parceiro compreende a rede de transportadores, fornecedores e prestadores utilizados na região?
Comunicação
Haverá responsáveis definidos, frequência de reuniões e procedimentos para ocorrências?
Começar com uma operação escalável
Uma empresa estrangeira não precisa necessariamente iniciar sua presença no Brasil com um grande centro de distribuição próprio.
É possível começar com uma estrutura proporcional à demanda, validar o mercado e ampliar a operação de acordo com os resultados.
Para isso, o modelo inicial não pode bloquear o crescimento.
O contrato, os processos, os sistemas e a estrutura precisam prever como novos volumes, produtos, regiões e canais poderão ser incorporados.
Uma entrada estruturada reduz riscos
O outsourcing logístico pode simplificar a implantação operacional, mas não substitui o planejamento.
A empresa precisa combinar diferentes competências:
• jurídica;
• tributária;
• aduaneira;
• contábil;
• comercial;
• regulatória;
• logística.
Quando esses temas são discutidos de forma integrada, a operação começa com mais clareza sobre responsabilidades, custos e limitações.
